企業のホームページ制作において、初期段階での打ち合わせが成功の鍵となります。
特にWeb担当者がホームページ制作会社との打ち合わせをしっかりと行うことで、ホームページ制作がスムーズに進むだけでなく、「売上の増加」や「企業イメージアップ」等の期待する成果を上げられる可能性が高まります。
ホームページ制作との打ち合わせを通じて、企業の目標やニーズ、ターゲット層を明確にし、それに応じたサイト設計やデザインを決定することが重要です。
本記事では、企業の担当者向けに、打ち合わせをスムーズに進めるためのステップや重要な確認ポイントについて、具体的に解説していきます!
目次
打ち合わせ前の準備:明確な目標設定
打ち合わせを成功させるためには、事前の準備が欠かせません。
目標設定と目的の共有が行われていることで、制作会社と円滑な進行ができ、最終的に成果にも結びつきます。
以下では、打ち合わせ前に検討すべきポイントを詳しく見ていきます。
ホームページ制作の目的を整理

ホームページ制作の目的は企業によって異なります。
新規顧客の獲得、ブランドイメージの向上、既存顧客へのサポート、求人情報の発信など、達成したい目的に応じた目標設定が必要です。
ホームページ制作会社との打ち合わせ前に社内で達成したい目的に応じた目標設定についてしっかりと整理しましょう。
ホームページの目的を明確にしておくことで、コンテンツやデザイン、機能の方向性が定まり、ホームページ制作会社ともスムーズに打ち合わせを進められます。
ターゲットユーザーの明確化
次に、ホームページを閲覧するターゲットユーザー層を具体的に定めましょう。
顧客層の年齢、性別、職業、関心のあるトピックなどを考慮し、ユーザーのニーズに合わせたデザインやコンテンツを用意することで、より効果的なホームページを制作できます。
ターゲットが明確になると、必要な情報や表現方法も絞り込めるため、ホームページ制作会社に対しても具体的なイメージを伝えやすくなります。
必要なコンテンツのリストアップ

ホームページ上で必要なコンテンツや機能をリストアップしておきましょう。
企業紹介やサービスの詳細、問い合わせフォーム、FAQ、アクセス情報、ニュースや更新情報など、目的に応じたコンテンツを検討します。
また、どのような機能が求められるか(例:予約システムやチャットサポートなど)も事前に整理しておくと、ホームページ制作会社との打ち合わせがスムーズです。
ホームページ制作の打ち合わせでの確認事項
ホームページ制作会社との打ち合わせでは、目標や目的に基づいた具体的な進行が重要です。
各ポイントを詳細に確認することで、完成したホームページが企業の求める成果に繋がりやすくなります。
デザインの方向性

デザインは、企業のブランドイメージやターゲット層からの印象に大きな影響を与えます。
色使いやフォント、レイアウトのイメージを具体的に制作会社に伝え、自社のブランディングに合ったデザインの方向性を決定します。
また、競合他社のサイトも参考にしながら、参考サイトとしてホームページ制作会社にURLを共有したり、差別化できるポイントも整理しておくと良いでしょう。
必要な機能の整理
ホームページ上で必要となる機能(例:予約システム、商品検索機能、問い合わせフォームなど)を整理し、打ち合わせで実装が可能か、費用はどのくらいかかるか等ホームページ制作会社に詳細に確認することが大切です。
特に、PCやスマートフォンなど、デバイスごとに動作確認が必要な機能については、事前にホームページ制作会社からテスト計画も共有してもらうと、後のトラブルを防ぐことができます。
SEO対策とコンテンツ戦略

SEO対策はホームページの集客力を高めるための基本的な施策です。
ターゲットユーザーに合わせたキーワード選定や、ユーザーの関心を引きつけるコンテンツ戦略も重要です。
ホームページ制作会社と連携し、効果的なキーワードを組み込んだコンテンツの配置や更新計画を立て、長期的な集客力を意識した構成を目指しましょう。
ホームページ制作のスケジュール管理
制作がスムーズに進むためには、スケジュール管理が不可欠です。
特に企業のWeb担当者の場合、他の業務とも調整しながら進行する必要があるため、スケジュールの管理計画は事前にしっかりとホームページ制作会社から共有してもらいましょう。
プロジェクト全体のタイムライン確認

ホームページ制作会社と共に、プロジェクトの全体的なスケジュールを確認し、各工程の期限を明確に設定します。
デザインチェックやコンテンツの確認など、企業側が関与するタイミングがいくつかあるため、あらかじめリマインダーに設定することで、プロジェクトが後ろ倒しになることを未然に防ぐことが可能です。
ホームページ制作のスケジュールについての詳細は下記コラムをご閲覧ください。
5分で分かる!ホームページ制作のスケジュールについて
定期的な進捗確認の打ち合わせを行う
スムーズな進行のため、定期的な進捗確認をスケジュールに組み込み、打ち合わせでホームページ制作会社の制作状況を把握しましょう。
進行中に問題が発生した場合には迅速に対応できるようにし、チーム全体で情報共有を密に行うことが大切です。
コミュニケーションの取り方:制作会社との信頼関係の構築
ホームページ制作会社との良好なコミュニケーションが、プロジェクト成功の鍵を握ります。
定期的なやりとりを通じて、プロジェクトの認識共有と信頼関係の構築を心がけましょう。
打ち合わせ内容の記録と共有

打ち合わせでの確認事項は、会議後に書面で記録し、双方に共有することで認識のズレを防ぐことができます。
特に要件変更や追加依頼が発生した場合、記録を残しておくと、後の確認作業がスムーズになるため、ホームページ制作会社側で議事録を作成、共有してもらうが可能か確認しましょう。
フィードバックや回答の方法とタイミング

ホームページ制作会社から送られてきた制作物に対するフィードバックや質問に対する回答は、的確かつ迅速に行うことが重要です。
特に重要な確認事項は、リマインダーを設定し、早期に回答するように心がけましょう。
打ち合わせ後の確認事項とフォローアップ
打ち合わせ後も適切なフォローアップを行うことで、ホームページ制作が円滑に進行します。
制作途中での認識のズレやトラブルを防ぎ、スムーズな進行を支えます。
スケジュール通りの進行状況確認
打ち合わせ内容に基づき、プロジェクトがスケジュール通りに進行しているかを確認しましょう。
定期的な進捗報告を受けることで、遅延やトラブルを早期に発見し、迅速な対応が可能になります。
進行状況に応じた柔軟な対応
制作中に新たな要件や変更が発生することもあります。
その際は、スケジュールや予算に影響を与える要素も含め、制作会社と相談して柔軟に対応することが重要です。
公開前の最終チェックと修正依頼

ホームページ公開前には、ホームページ制作会社側でリンク切れや誤字脱字、レイアウトの崩れなど、細部まで確認された状態で納品されます。
自社でも納品物を最終確認し、最終的な修正依頼を行うことで、公開後のトラブルを未然に防ぎ、企業イメージを損なうことなくホームページを公開することができます。
確認はしっかりと行いましょう。
まとめ
ホームページ制作の打ち合わせは、目的の明確化と綿密なコミュニケーションが鍵となります。
とはいえ、基本的にはホームページ制作会社側がリードし、しっかりとした制作進行をしてくれるため本記事の内容だけ頭に入れて打ち合わせに臨めば問題ないので、ご安心ください。
企業のWeb担当者として、効果的な打ち合わせを行い、ホームページ制作会社と連携することで、理想のホームページを完成させましょう!